5个技巧让您更快收到回信

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5个技巧让您更快收到回信

有时候,我每天会收到几百封的电子邮件。情况真的很糟。

更糟的是,大部分的邮件都很重要,但我又不可能一一回覆。

那些邮件有可能是 One Month Rails 的学生来信诉说学习挫折──我真的很想帮忙他们。其他时候则可能是有人读过我的部落格文章,想约我见面谈谈。或者是来自朋友的重要消息。

我的个人原则是阅读收到的每一封邮件。这意味着我每天都需要安排至少一个小时浏览过所有的电子邮件,并决定哪些是需要紧急回覆的,哪些是可以稍后回覆的。

为了要帮助人们排出电子邮件中的噪音,并节省时间,我想要分享几个让邮件可以被快速回覆的小撇步,这些都是来自于我自身寄信给许多大忙人的经验,对我来说很有帮助。

一、保持简洁

如果可以用 2、3 个句子就表达完重点,就不要写得过于冗长,简洁的电子邮件会比用 1、2 段落撰写的邮件还要更容易阅读,如果太长的邮件,人们通常会先摆在一边稍后阅读,因此便延迟收到回信的时间。以下为一个冗长邮件的例子。

光是扫过,您的内心一定和我一样:哇──这真的太多字了。若将以上的内容都浓缩成 3 个简单的句子,将会简洁许多:

这个版本就好多了。我了解有许多背景资讯被省略了,但事实上,大多数人都倾向提供比 收件者真正需要知道的内容 还要多好几倍的资讯。

二、易于阅读与清晰的型式

容易阅读的电子邮件不以冗长段落书写,而是将每一个段落都打散成为 1、2 个句子,冗长段落的例子如下所示。

您知道上述的信件有多幺难读吗?这封信让人无法大略的看过去,需要花费很多力气理解作者到底想表达什幺。下面这一封为比较好的範例:

这一封就比上一封要好读得多,更容易理解作者想要表达的意思。将文字段落打散成为短句的形式吧!将您需要请收件者帮忙的事情与其他文字切割开来,并使用粗体/斜体来帮忙强调重点。

三、清楚阐述:您要收件者做什幺?

当有人寄给您一封很长、包含许多资讯的电子邮件,但却没有写到底希望您做什幺,是很让人恼怒的。

通常我会当下立即回覆那些邮件询问: 您想要我做什幺呢?

您究竟是想要我将您介绍给某个人吗?您想要我阅读您的部落格文章并给予建议?您想要我回覆我到底能否参加活动的需求?

不管什幺样的需求,只要直截了当阐明即可。

以下是个糟糕的例子:

在这里,寄件者请求收件者做的是「help me」,但我真的不知道寄件者想要我怎幺帮忙。以下的邮件则为比较具体说出「您要收件者做什幺」的範例:

如果您一定得寄送包含许多资讯的电子邮件,那幺把具体想要收件者做什幺放在最前面,
例如:

后续再提供细节的资讯。这个步骤也可以帮助收件者决定是否要将邮件转发给其他人,如果他们已经将某些工作委派给其他人的时候。

四、提出的要求要合理

请 不要 寄信要求我到您的新创网站并给予您回馈、建议。因为,当要我全面性地检视以及分析您的产品和网站,并提供有用建议的时候,需要花费一番工夫。

如果我可以在 两分钟以内 的时间回覆,我就会马上回覆。但您想要哪方面的回馈呢?商业模式?按钮颜色?文案?请在邮件内具体且合理地撰写。

如果您想要听到他人对某件事情的回馈,保持具体,并提出能够在几分钟以内回覆的具体问题。

请不要期待收件者会自己想出您想要他们做的事情。大多数的人都懒得去仔细推敲您到底想要什幺,何况是忙碌的人。因此,不要问「您觉得我们还可以做什幺来增加顾客?」这种範围过大的问题。

同样地,也不要寄信去要求他人与您共同商讨某事的解决办法,如下所示:

「共同商讨」这样的会面通常是极端地累人,因为他们通常没有一个具体的目标,而您会花费大部分的时间去思考到底是什幺。通常这也是寄件者并不清楚他们要什幺的徵兆,他们只是想要与您面对面谈。

以下是我收到这类邮件的一贯回覆方式:

为遵循优先顺序处理和减少工作量,我通常建议以下回覆方式:

  1. 给予简短回覆──「谢谢您 ☺」或是「这对我来说别具意义。」
  2. 回答具体的问题──我可以在两分钟内回覆的。
  3. 用 Skype/Google hangout/电话谈话──通常在 15 分钟以内。
  4. 亲自与对方喝一杯咖啡──通常约 45 分钟。

上述的方式意味,若您不能亲自与对方见面,那幺就可以选择 Skype。

五、告诉我为什幺我需要花时间帮忙

虽然这听起来很刻薄,但这非常重要。

过去我曾经试图和每个寄信给我的人见面。

我同意和他们一起吃午餐、喝咖啡,花时间聆听很多故事并给予我认为他们该怎幺做的好建议。当其他人最后没有参考我的建议之时,无可避免地感到失望。或者他们与我争辩为什幺我的建议是错的。

有时候他们会在一两个月之后回来找我,问我同样的问题。我感觉就像是经历了《今天暂时停止》的电影情节。

因此这些日子,我试图将某些人排在帮助的优先之列──那些我认为能够提供最多帮助的人们。

最好的方式便是看看那些请求您帮忙的人,过去有什幺成功的经历,那幺他未来应该也会成就一些很棒的事情。

我通常都会查看他们 LinkedIn 的个人档案,我会看看他们在哪里工作,他们从哪个学校毕业,以及他们正在处理的事业是什幺。

如果您没有任何经验,那幺至少架设一个好的网站行销自己,至少看起来像是您试图将
想法实践在您的工作上。

以上是作者对电子邮件处理和撰写的一些想法,欢迎留言提供 Inside 读者一些关于电子邮件撰写的建议。


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